複数の仕事は同時並行と一点集中の良いとこ取りで進めていく

複数の仕事を抱えている場合、どのように仕事をしていくと効率よく、早くこなせるでしょうか。

これが正解!というものではありませんが、筆者の考え方をご紹介します。

全工程一点集中はリスクが高すぎる

税理士の行う仕事の一つに、申告書などの書類作成と提出があります。

これらの申告書は、必ずと言っていいほど期限があります。

申告書の作成は、一つだけではなく、複数の作成を同時に抱えることが殆どです。

こんな時、特定の仕事を一点集中でこなして、そして次の仕事も、と進めていくと、何が起こるでしょうか。

仕事の効率を追求するとき、複数の仕事を同時並行で進めるより、特定の仕事を一点集中したほうが能率がよい、仕事の質も高いとされているようです。

複数の仕事を同時に進めると

・他の仕事に手を付けて、また戻ってきたときに記憶が薄れていて効率が悪い。

・どの仕事も完成するまで時間がかかる。

などのデメリットがありますから、確かに一点集中のほうが仕事の質、効率がよさそうです。

ですが、一点集中方式だと

・手がけている仕事以外の仕事の分量が不明

というデメリットがあります。

仕事の量が見えていないと、期限までに間に合わせないといけない仕事が間に合わない可能性が出てきます。

申告書の作成において、期限に間に合わないことは絶対にあってはいけません。

基本的には、同時並行で進めていくのが良いと考えています。

仕事の量を掴むこと、進めるための障害の把握を意識

手がけたことのない仕事なら特に、仕事の量が分からないですよね。

同時並行で仕事を進める場合、まずは

・仕事の量をつかむこと

・仕事を最後まで進めるための障害(例.資料の不足など)の把握

・他の人に仕事をお願いする必要がある場合の段取り

を意識して仕事を進めます。

これらの要素を確認出来たら、その仕事は保留して、次の仕事へ。

次の仕事でも確認したら、更に次の仕事へ。

このようにして、抱えている仕事の全体像を把握していきます。

仕事量が多いなら分割して考える

仕事量が多いなら、工程ごとに分割して考えるのがおススメです。

例えば、相続税の申告書作成を例にとると、大ざっぱには

・資料集め

・財産の評価

・財産状況を相続人へ報告

・遺産分割協議

・申告書の作成

・提出

といった流れになります。

この場合、仕事=相続税の申告書 として捉えると、仕事量が多すぎるので

資料集め、財産評価など、各工程それぞれを一つの仕事と捉えます。

それぞれの期限は、最終期限である申告書の提出期限から逆算して決めていきます。

分割した仕事ごとに一点集中

複数の仕事は同時並行で、と先ほどお話ししました。

正確には、同時並行と一点集中を組み合わせて仕事を進めています。

・仕事量の把握や段取りのために、全ての仕事を一巡(同時並行)

・仕事量が多い仕事は、工程ごとに細切れにする。

・細切れになった仕事を一つずつ完成させる(一点集中)

一点集中のリスクを回避しつつ、一点集中の良さを取りいれている、という感じです。

実際には、思い通りにいかないことが多いのですが、意識しているだけでも随分違います。

ご紹介した方法が絶対の正解ではありません。

・全ての仕事を期限内に。

・いかに効率よく集中して仕事に取り組むか。

のバランスを、常に追求していきたいと考えています。

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【編集後記】

現実には、電話や急なメール対応で段取りが無駄になることもあります。

お客様からの電話やメール対応でどうこう思うことはありませんが、それが営業だったりすると、ムムム。。。な感じです。

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