ひとり仕事でも業務マニュアルを作っておくと便利

ひとり仕事に業務マニュアルは必要でしょうか?

自分の頭に入っているから要らない?

いやいや、意外と便利なものです。

マニュアル作りは面倒

マニュアル作りは、面倒の一言です。

マニュアルを作ろうと思えない原因は

・時間がかかる

・直接収益に結びつかない

・自分の頭に入っていることをアウトプットする動機付けが弱い

・作っても役に立たないように感じる

・自分以外見ないものを作ることに、意味を見いだせない

・そもそもマニュアルをどう作ればよいのか分からない

などなど。

過去に勤めていた会社(税理士法人)では、マニュアルは有るには有りましたが

・何言っているのか分からない

・よく分かってる人の視点で作られている

・何も知らない人が見てもサッパリわからない

などなど。

正直なところ

・マニュアルは人にお願いするなら必要だけど、ひとりなら要らないや

というのが筆者の本音でした。

マニュアルを作ろうと思った理由

そんな思いのなか、とある業務を行っているときに、マニュアルを作ってみようと思い立ちました。

とある業務とは、相続税申告の添付資料としての航空写真作りです。

航空写真は、googlemapを切り貼りして作ります。

地図の縮尺や写真のサイズが目分量で、複数作成すると若干の不統一感を感じることも。

また、添付資料の作り始めは、手順の記憶が薄れているためか、手が遅いこともあります。

これらの要素と、気まぐれが重なり、マニュアルを作ってみようと思い立ちました。

(ちなみに、過去の勤務先で、航空写真の作り方マニュアルは有りませんでした。)

マニュアルを作ってよかったと感じる4つの理由

作ったマニュアルの詳細は、別の機会に書かせて頂くとして。

今日は、作ってよかったなぁと感じた理由を紹介したいと思います。

一定の品質を保つ

マニュアルの通りにつくれば、出来上がりは全て同じ品質になります。

先ほどの例(航空写真)でいえば、マニュアルに

・地図の縮尺の定め方

・googlemapの切り取り範囲の明確化(左上と右下の場所を画像と文章で説明)

することで、何回行っても同じ品質の航空写真ができるようになりました。

無駄な時間をなくす

添付資料としての航空写真の作り方は

・googlemapを起動

・対象範囲をスクリーンショットで切り出し

・画像編集ソフトで航空写真を加工

・Wordを起動

・先ほどの加工済み航空写真を張り付け

・説明文を追加

・体裁を整える

といった手順を踏んでいます。

これらの作業を連続して行っている分には問題ありませんが、久しぶりに行おうとすると

・画像編集は、どのソフトを使うんだっけ?

・写真への書き込みを画像編集ソフトで行うのか、Wordに張り付けてから行うのか、どっちだっけ?

といった、無駄な悩み時間が発生します。

良いマニュアルがあれば、無駄な悩み時間は一切ありません。

処理漏れを防ぐ

マニュアルは作業手順書ですので、マニュアル通りに行えば処理漏れを防ぐことができます。

頭の中のマニュアルでも処理漏れなく行うことはできますが、100%ではありません。

工程の一つが漏れていて、後で気づいて戻って作業する、とやっていると、時間をロスします。

もし処理漏れに気付かなかった場合は、後でとんでもないことになるやも知れません。

仕事をお願いするときに便利

ひとり仕事には関係ありませんが、将来的に従業員に任せることになった場合や、臨時で知り合いに仕事を手伝ってもらう場合には、やはりマニュアルの有り無しは大きな差が出ると思います。

出来の良いマニュアルであれば、マニュアルを見ながら何とか仕事をしてもらえるでしょう。

(それが可能なレベルのマニュアルを作ったほうがいい、とも言えます。)

おわりに

出来のいいマニュアルがあれば、ひとり仕事でもご利益があることが分かりました。

とはいえ、作成に時間がかかるのも事実。

少しずつ自分自身の業務をマニュアルに落とし込んでいきたいと思います。

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【編集後記】

ブログ作成やネット閲覧用に、軽量のノートPCが欲しくなり、最近購入しました。

本記事も購入したノートPCで書いています。

お値段は何と、驚きの4万円です(笑)

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