電子契約は経費節約に有効 気軽に導入できないのが惜しい

電子契約をご存知ですか?

紙ではなくネット上で契約を締結してしまおう、というのが電子契約です。

Googleで「電子契約」と検索すると、電子契約サービスを提供している業者が沢山あることが分かります。

本記事では、電子契約の長所と、導入する際の障害になりそうなことを述べたいと思います。

電子契約の長所

電子契約の長所は、何と言っても経費節減です。

ネット上で契約の締結を行い、契約書情報はデータで管理するため、印刷代、書類の管理コストが節約できます。

また、紙の契約書には印紙税がつきものですが、電子契約は印紙が不要です。

印紙税は、紙の文書に対して課税されるものなので、電子契約やデータについてまで印紙税の課税のしようがありません。

国税庁ホームページにも、契約書ではありませんが、電子メール等で送った文書について印紙税が課税されない旨の説明があります。

実際に文書が交付されませんから、課税物件は存在しないこととなり、印紙税の課税原因は発生しません。

とされています。

良いことばかりのように見える電子契約ですが、気軽に導入できない理由があるのです。

気軽に導入できない理由

電子契約を気軽に導入できない理由は、契約書は原則として紙での保存が義務付けられているためです。

但し、平成10年7月に「電子帳簿保存法」という法律ができ、契約書をはじめとした帳簿書類について、データによる保存が認められるようになりました。

この「データによる保存」が、パソコンにPDFファイルを保存しておけばよい、という単純なものではなく、色々と条件が付けられています。

ザクっと挙げますと

・事前に税務署の承認を貰う必要がある。

・検索機能の確保(目的のデータを速やかに検索できること)

・見読可能性の確保(画面および印刷にて明瞭に出力可能であること)

・経理規定等の整備

があります。

実際には、それぞれの条件について細かい決まりがあります。

つまり、それなりのシステムを揃えて税務署へ承認申請を行い、税務署に認められて、初めて契約書などのデータによる保存が出来るのです。

データによる保存申請をしない場合は印刷するしかない

いかにも面倒そうなデータによる保存の申請ですが、これをやらずに電子契約を行った場合はどうすれば良いでしょうか?

原則論は紙での保存が要求されていますから、契約書を印刷するしかありません。

電子契約のメリットの一部を放棄するような行為ですが、データ保存が認められていない場合は、紙書類の保存がされていないと、最悪の場合、青色申告が取り消される可能性があります。

ただし、印刷だけなら、印紙税の課税からは逃げられそうです。

先ほどの国税庁ホームページの記事に、参考になりそうなことが書かれています。

ファクシミリや電子メールを受信した貸付人がプリントアウトした文書は、コピーした文書と同様のものと認められることから、課税文書としては取り扱われません。

コピー文書に印紙は不要ですが、印刷=コピー文書と同様という考え方のようです。

ただし、印刷した契約書に印鑑を押したり、契約の相手方に渡したりすると、印紙を貼る必要が生じると考えられますので注意が必要です。

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【編集後記】

電子契約サービスを提供する業者は沢山あるようですが、電子帳簿保存のコンサルを行う業者は珍しいかもしれません。

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