チェックリストを使って正確に素早く仕事を行う

仕事を正確に素早く行うコツは、無駄なことや必要無いことは極力行わないことが大事です。

同じぐらい大事なこととして、考えないで行える部分を増やすことが重要だと考えています。

考えないで、というのは、「どうしようかな」「どうだっけ?」といった、立ち止まる時間を無くす、という意味です。

どうすれば良いでしょうか?

脳の記憶力は信用できない

筆者だけかもしれませんが、脳の記憶力はあてに出来ません。

本当はあてにしたいし、あてにできないと自分で認めるのは自分が出来ない子みたいな感じで嫌ですが、事実なので仕方がありません。

毎年の確定申告も、シーズンイン直後は申告書を作成する手順がやや心許ない感じで、1週間ほど経過してやっと感覚を完全に取り戻す感じです。

脳の記憶力だけに頼ると、仕事上次に行うべき手続きを忘れてしまったり、覚えていても必要な時に必要な記憶をサッと取り出せなかったりで、仕事の不正確さ、非効率さに繋がっていきます(あくまで筆者の話)。

立ち止まる時間が増えれば仕事はどんどん遅くなる

仕事を進める上で、立ち止まる時間が増えると、その分仕事の完成は遅れていきます。

立ち止まる時間が一瞬だったとしても、それが続けば15分や30分程度の遅延など直ぐに発生します。

次に行うべきことを考えないための「チェックリスト」

次の表をご覧ください。

これは、毎月の試算表を作成する業務で実際に使用しているチェックリストです。(チェック項目を一部省略しています)。

※「試算表」の意味について、次の記事で簡単に説明しています。

てるみくらぶの試算表を読み解く
2017年3月27日に破産手続きが開始されたてるみくらぶの試算表を、東京商工リサーチが公表しています。 (出典:東京商工リサー...

上の表は、Excelで作成した表ですが、難しいExcelスキルは一切使用していない簡単な表です。

試算表を作成するために必要な手続きが順番に並んでいて、この表をチェックしながら仕事を進めています。

必要な手続きはお客様毎に異なるため、お客様毎に専用のチェックリストを作成し活用しています。

チェックリストに基づいて仕事を進めるメリットは、次の2つです。

次に何を行うべきか考える必要がないこと

チェックリストを確認しながら仕事を進めていけば、仕事の途中で立ち止まる事なく、次にやるべきことが瞬時に確認できます。

「え〜っと、次は何をやるんだっけ?」といった無駄な時間を無くすことができます。

行うべきことを漏らさずに行うことができること

チェックリストを確認しながら仕事を進めていけば、行うべきことを漏らさずに行うことができます。

特に、筆者のような個人税理士の場合は、自分自身で作成して自分自身でチェックを行う必要があります。

チェックリストがあれば、行うべきことを行っているか明確に分かります。

浮いた時間は提案業務に使う

チェックリストの活用で浮いた時間は、提案業務に振り向けます。

例えば試算表を眺めて改善ポイントをまとめたり、節税のための提案事項の検討など、試算表作成以外に行うべきことは沢山あります。

チェックリストの見直しも行うべき業務です。見直しにより、仕事の品質がより高まります。

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【編集後記】

初めてスターバックスリザーブストアに入店し、勿論リザーブを頂きました。普通のドリップとは段違いの美味しさです。

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